.

.

مهام الشعب والوحدات في قسم شؤون الأقسام الداخلية

 

وحدة معاون المدير لشؤون الطالبات/ وحدة معاون المدير لشؤون الطلاب:

تُحدد مهام وواجبات وحدة معاون المدير لشؤون الطالبات والطلاب بالآتي :

– زيارة المجمعات اسبوعيا .

– تلقي الشكاوي لطالبات وطلاب جامعتنا في المقابلات الخاصة .

– معالجة مشاكل الطالبات والطلاب فيما بينهم ومابين الادارة والاشراف.

– خزن الهواتف ذات الكاميرة المصادرة .

– اجراء مقابلات ممن يروم السكن مقابل الاشراف .

– رفع كشوفات الى مدير شؤون الاقسام  الداخلية .

 

وحدة السكرتارية:

تُحدد مهام وواجبات وحدة السكرتارية بالآتي :

– مسؤولة عن استلام وجلب البريد من رئاسة الجامعة ووحدات القسم وكذلك البريد العاجل وتنظيمه وتقديمه الى مدير قسم شؤون الاقسام الداخلية.

– مسؤولة عن استلام وجلب البريد السري وتقديمه الى مدير قسم شؤون الاقسام الداخلية.

– تسجيل البريد الداخلي والخارجي في سجلات خاصة وتوزيعها حسب العائدية.

– الاشراف والمتابعة على البصمة الالكترونية لحضور وانصراف موظفين الادارية.

– استقبال وتنظيم المراجعين ( طلاب ،طالبات،موظفين،عاملين..الخ) لادخالهم للمدير حسب الضوابط.

 

وحدة الحاسبة والارشفة الالكترونية:

تُحدد مهام وواجبات وحدة الحاسبة والارشفة الالكترونية بالآتي :

– اعداد وتصميم البرامج ومنها البرامج التي تخص بيانات الطلبة الساكنين في المجمعات التابعة لقسمنا.

– اعداد الحاسبات وتنصيب البرامج المطلوبة ليتم لاحقا تسليمها الى المجمعات والشعب والوحدات التابعة للقسم.

– اجراء الصيانة المستمرة للحاسبات وملحقاتها على مدى العام الدراسي.

– متابعة استمرارية عمل خطوط الانترنت التي سبق وان تم تجهيزها من قبل الشركة المتعاقد معها واعلامهم بضرورة اجراء الصيانة للمنظومات في حالة توقف هذه الخطوط عن العمل.

 

وحدة الرقابة والتدقيق الداخلي :

تُحدد مهام وواجبات وحدة الرقابة والتدقيق الداخلي بالآتي :

– تدقيق الموازين التشغيلية والموازين والتخصيص المالي.

– تدقيق رواتب الملاك والعقود والاجور اليومية.

– تدقيق مستندات الصرف للصندوق ومستندات صرف الصباحي مع تدقيق قيود الصندوق وقيود الصباحي.

– تدقيق  السجلات (اليومية – التخصيصات – الدائنون – الامانات – السلف ) في الصباحي وكذلك تدقيق سجلات الصندوق (اليومية – التخصيصات – الدائنون – الامانات – السلف ) .

– تدقيق سجل الايرادات الصباحي والصندوق.

– تدقيق الاوامر الادارية الصادرة من الشعبة الادارية.

– تدقيق اضابير موظفي الاقسام.

– تدقيق وحدة التجهيزات للمستندات والادخال والاخراج من الصيانة والثابت.

– تدقيق مخازن التجهيزات.

– تدقيق السجلات الخاصة بوحدة التجهيزات.

– تدقيق جميع مستندات الاخراج  في المجمعات التابعة لوحدة التجهيزات.

 

وحدة الدراسات والتخطيط والمتابعة :

يتم من خلال هذه الوحدة  تفعيل دور القسم بالمشاركة مع اقسام الجامعة الاخرى التي تتضمن الاتي :

– قسم ضمان الجودة من حيث تهيئة الاستبيانات الخاصة ، والمشاركة في الندوات والاجتماعات بشكل دوري .

– قسم الدراسات والتخطيط والذي يتضمن تقارير حركة واقع التشغيل والاحصاء الجامعي من خلال تزويد القسم اعلاه بالتحديث النهائي على شكل قاعدة بيانات بالاضافة الى التنسيق للمشاركة في الدورات المستمرة بالمشاركة مع مركز التطوير والتعليم المستمر ومركز الحاسبة في جامعتنا.

– قسم الشؤون العلمية والذي يعنى بشكل مباشر بالتدريسيين على ملاك قسم شؤون الاقسام الداخلية حيث يتم من خلال الوحدة تفعيل دور الموظفين والاساتذة خاصة للمشاركة في كافة الانشطة العلمية من ضمنها التفرغ العلمي او التقديم على الاجازات الدراسية اضافة الى تقديم الترشيحات للمشاركة في الدورات التي يقيمها القسم اعلاه.

 

وحدة شؤون الطلبة :

تُحدد مهام وواجبات وحدة شؤون الطلبة بالآتي :

– تسجيل الطلبة من ابناء المحافظات والذين يتم قبولهم للدوام في كليات جامعة بغداد.

– تنظيم سجلات باسماء الطلبة الساكنين في مجمعات الاقسام الداخلية .

– عمل قاعدة بيانات على الحاسبات العائدة الى وحدة شؤون الطلبة تتضمن اسم الطالب الكامل وكليته وقسمه والمرحلة الدراسية ورقم الوصل وتاريخه الخ …

– عمل جداول وصفحات برامج ( Word  ) لادخال اسماء الطلبة وذلك لتسديد مابذمتهم من اضرار عامة وخاصة.

– توقيع براءة ذمة الطلبة الساكنين في مجمعات الاقسام الداخلية من ابناء المحافظات وكذلك طلبة محافظة بغداد .

– اصدار هويات للطلبة الساكنين في الاقسام الداخلية لكل عام دراسي .

– عمل احصائيات باعداد الطلبة الساكنين في الاقسام الداخلية ويتم فرزهم من حيث نوع الدراسة ( اولية – عليا ) ومن حيث الكليات ( علمية – انسانية ) ومن حيث الاختصاصات في نهاية كل سنة دراسية .

 

وحدة النشاطات الطلابية :

النشاطات الفنية هي ما يبدع به المرء من مواهب تولد لديه اما بالفطرة او من خلال التعلم والممارسة عليها حيث تكون مواهب فنية مثل ( الرسم والنحت وكتابه الشعر والقائه بطرق احترافية والعزف والتمثيل وغيرها من المواهب الفنية ).

والمواهب البدنية وهي كل النشاطات الرياضية ( كرة القدم ، والسلة , والطائرة وغيرها من النشاطات)، ومن خلال هذه المواهب يتم عمل وحدة النشاطات الطلابية حيث تهتم هذه الوحدة باقامة الدورات والحفلات والمعارض التي من خلالها يتم التعرف على المواهب الطلابية لتكون حافز لهم في مستقبلهم ومسيرتهم العلمية والفنية .

 

وحدة الاعلام :

وحدة الاعلام هي الواجهه الاعلامية للقسم  وترتبط بمدير الاقسام الداخلية مباشرة ، حيث تُحدد مهام وواجبات وحدة الاعلام بالآتي :

– العمل على تغطية النشاطات والفعاليات على اختلاف اانواعها كالمؤتمرات ، الندوات ، الحلقات النقاشية ، المهرجانات ، المناسبات ، والنشاطات الاخرى وتسليط الضوء عليها ودفعها الى جميع وسائل الاعلام والموقع الالكتروني .

– تتبنى الوحدة تصميم المؤتمرات والاحتفاليات في القسم .

– تقوم الوحدة بمتابعة جميع وسائل الاعلام وما ينشر فيها من امور تتعلق بالقسم وعرضها على مدير قسم شؤون الاقسام الداخلية للبت فيها وامكانية الرد عليها .

– تنظيم المقابلات التلفزيونية المطلوبة لمدير قسم شؤون الاقسام الداخلية واي مسؤول اخر والحضور الدائم مع وسائل الاعلام في مثل تلك النشاطات.

– نشر الاخبار لكافة نشاطات الاقسام الداخلية الفنية والادارية والادبية والرياضية والاجتماعية التي يقوم بها القسم في الموقع الالكتروني .

– اعداد النشرات التعليمية والضوابط الخاصة بسكن الطلبة في الاقسام الداخلية وعمل البوسترات الترشيدية التي تعنى لترشيد الماء والكهرباء والخدمات وغيرها من البوسترات الصحية ووضعها في الاقسام الداخلية.

– ادارة الموقع الالكتروني ونشر كل ما يتعلق من فعاليات ومهرجانات فنية وادارية وخدمية .

 

وحدة السلامة والدفاع المدني :  هذه الوحدة مستحدثة ولم يتم تفعيلها.

الوحدة الهندسية :

تُحدد مهام وواجبات وحدة الهندسية بالآتي :

– متابعة حالة البنايات الخاصة بالسكن الطلابي واتخاذ ما يلزم عند وجود مشاكل فنية في البنايات.

– اعداد الكشوفات الهندسية الخاصة بالبنايات.

– الاشراف والتنفيذ للكشوفات الهندسية المعدة من قبلنا .

 

الشعبة المالية :

تُحدد مهام وواجبات الشعبة المالية بالآتي :

اولا : وحدة الموازنة : مسؤولة عن الصرف من الموازنة التشغيلية والموازين والتخصيص المالي

ثانيا : وحدة الرواتب والمصروفات والاعتماد : مسؤولة عن صرف رواتب الملاك ورواتب العقود والاجور اليومية. والاعتماد المالي للتعويضات الموظفين .

ثالثا : وحدة المخازن والتجهيزات :

تُحدد مهام وواجبات وحدة التجهيزات بالآتي :

– مسؤولة عن الإدخال المخزني للمواد المشتراة من قبل اللجان المختصة بشراء المواد المتنوعة (الاثاث ، القرطاسية ، الكهربائيات ، الصحيات ، العدد اليدوية ، مواد التنظيف)، وكذلك مواد صيانة (المولدات الموزعة على مجمعات الأقسام الداخلية)، إضافة الى مواد صيانة (السيارات التابعة للأقسام الداخلية)، وكل ماتحتاجه الأقسام الداخلية بمستندات إدخال مخزني خاصة بعد فحصها من قبل (لجنة الفحص والإعتدال) المختصة،وتنظيم ذلك في سجلات (محاسبة 13) الخاصة بتنظيم توزيع المواد وأعدادها الى مجمعات ووحدات وشعب القسم .

– مسؤولة عن تجهيز مجمعات ووحدات وشعب قسم شؤون الأقسام الداخلية بالإحتياجات المتعلقة بعملها، من خلال الطلبات المقدمة من قبلهم وبموافقة مدير الأقسام الداخلية، بمستندات إخراج أصولية يوقّع عليها أمين مخزن المجمع (فيما يخص المجمعات) أو موظف الوحدة والشعبة .

– مسؤولة عن متابعة وتسجيل المواد المناقلة بين مجمعات ووحدات وشعب الأقسام الداخلية تبعاً لحاجات وضرورات العمل ، عن طريق أستمارة مناقلة خاصة بذلك يوقع عليها (المسلّم والمستلم).

 

رابعا : وحدة صندوق دعم الاقسام الداخلية : مسؤولة عن صرف رواتب الاجور اليومية واستلام مبالغ السكن والاضرار الطلبة. واستلام الايرادات العامة وصرفيات المديرية لعدم وجود تخصيص مالي ضمن الموازنة التشغيلية , ضمن محاضر الصندوق.

 

شعبة الصيانة والخدمات: 

تُحدد مهام وواجبات وحدة الصيانة والخدمات بالآتي :

اولا: وحدة الصيانة والورش الفنية:

– توفير الايدي العاملة ( عمال تنظيف ) مع مواد التنظيف لكافة مجمعات الاقسام الداخلية.

– توفير كافة المستلزمات التي يحتاجها الطالب من مواد صحية وكهربائية وخدمية.

– متابعة عمل المولدات بصورة دائمية في كافة المجمعات والعمل على تصليح الاعطال ومعالجتها بصورة سريعة.
– صيانة وإدامة كافة الاجهزة والاثاث والمعدات الكهربائية المختلفة في جميع الاقسام الداخلية .
– الكشف الدوري لغرض مراجعة الاعطال في جميع المرافق الخدمية والصحية بالاقسام الداخلية.
– الصيانة الدورية للمولدات .
– انجاز اعمال الحدادة والنجارة والاعمال الحرفية الاخرى داخل الورش المخصصة لهذا الغرض.
– انجاز اعمال الصيانة الدورية لأجهزة التبريد والثلاجات .
– تنفيذ وتجهيز المواد في الكشوفات الهندسية كالأبواب والشبابيك وغيرها لتقليل كلف الشراء .
– متابعة إنجاز معاملات تجهيز وقود المولدات الكهربائية مع شركات تجهيز المنتجــات النفطية     والاشراف على التجهيز.
– تجهيز الاقسام الداخلية بالوقود الكافي من (الغاز السائل ) والنفط الابيض ومتابعة ايصالها الى مجمعات اسكان الطلبة .
– التنسيق مع الدائرة الهندسية للجامعة في حال وجود صيانة وترميم ابنية الاقسام الداخلية وكذلك الابنية التي يتم استئجارها والمشاركة في وضع التصاميم الهندسية الخاصة بأبنية الاقسام الداخلية المراد انشاؤها . وكذلك تعنى هذه الوحدة بكل ما يتعلق بالأثاث والاجهزة والمعدات الخاصة بالاقسام الداخلية من خلال الادخال المخزني وحفظها بشكل منظم ووفق اساليب الخزن الرسمية الصحيحة لتسهيل عملية الادخال والاخراج المخزني وكذلك إجراء عمليات الجرد الدورية او الفصلية او الجرد السنوي ويتم اعتماد السجلات المخزنية النظامية في عمليات الادخال والاخراج المخزني ومتابعة هذه السجلات بشكل مستمر .
– الاشراف على  إدخال واخراج مواد الاقسام الداخلية من والى المخازن التابعة للاقسام الداخلية .
– الاشراف والمتابعة  على صرف المواد المستلمة من قبل الادخال والاخراج المخزني .
– الاشراف والمتابعة على الاثاث والمواد المستهلكة الموجودة في الاقسام الداخلية وكيفية سحب هذه المواد وايداعها في المخازن المخصصة لذلك ومتابعة عمليات الحذف والشطب فيما بعد . 

 

ثانيا : وحدة الاليات :

– إدارة حركة الآليات التابعة للأقسام الداخلية وتوجيهها بما يخدم ديمومة العمل ، وذلك بتوفير وسائط النقل من سيارات خدمية لنقل المواد والمستلزمات الخاصة من المخازن الرئيسية في الاقسام الداخلية الى كافة المجمعات مع متابعة وتصليح الاعطال في العجلات كافة.

ثالثا : الوحدة الزراعية:

– صيانة وادامة كافة الحدائق التابعة للاقسام الداخلية مع معالجتها بالمبيدات الحشرية وكذلك وضع الاسمدة وشراء الشتلات.

 

شعبة الارشاد التربوي والنفسي:

وحدة ارشاد الطالبات / وحدة ارشاد الطلاب :

تُحدد مهام وواجبات شعبة الارشاد التربوي والنفسي بالآتي :

– متابعة المشاكل النفسية والاجتماعية التي يعاني منها طلبة الاقسام الداخلية ووضع الحلول لها.

– اقامة دورات في كيفية تعامل كوادر الاقسام الداخلية من مشرفين وحرس وفنيين واداريين مع طلبة الاقسام مبنية على اساس حسن التعامل مع الطلبة.

– اجراء استبيان واستطلاعات حول المشاكل والمعوقات التي يعاني منها الطلاب والخروج بافضل النتائج.

– توفير بيئة واجواء دراسية مناسبة للطالب تتناسب مع حجم الاغتراب الذي يعاني منه وخصوصا طلاب المرحلة الاولى.

– اقامة دورات تثقيفية للطلبة داخل المجمعات وفي عدة محاور واشراك الطلبة من كافة المراحل لبناء علاقات اجتماعية طيبة فيما بينهم.

 

الشعبة القانونية والادارية :

اولا: وحدة الموارد البشرية:

تعنى وحدة الموارد البشرية بامور موظفي قسم شؤون الاقسام الداخلية من حيث اصدار الكتب والاوامر الادارية والمفاتحات الرسمية المتعلقة بالقسم والموظفين وحفظ تلك الكتب في ارشيف الحفظ العام والملفات الشخصية للموظفين .

 

ثانيا : وحدة الملاك :

تُحدد مهام وواجبات وحدة الملاك بالآتي :

– طباعة الكتب الرسمية الصادرة من القسم الى اقسام الجامعة الاخرى وارشفتها الكترونيا.

– تسجيل الكتب الصادرة من قسمنا الى اقسام الجامعة الاخرى وارشفتها الكترونيا وحفظ نسخ منها.

– تسجيل الكتب الواردة الى القسم من اقسام الجامعة والدوائر الاخرى وارشفتها وحفظها.

 

ثالثا : الوحدة القانونية :

تُحدد مهام وواجبات وحدة القانونية بالآتي :

– اللجان التحقيقية .

– متابعة الدعاوي .

– ابداء الاستشارات القانونية .

– لجان فقدان الهويات .

– متابعة الامور الخاصة باستاجار البنايات .

– الاشتراك في اللجان الخاصة بالترفيعات وبعض اللجان الاخرى .

 

رابعا : وحدة الصادر والوارد والطابعة :

تُحدد مهام وواجبات وحدةالصادرة والواردة والطباعة بالآتي :

– الاجور اليومية والعقود : ترتيب اضابيرهم وجدولتها في الحاسبة حسب التحصيل الدراسي وتاريخ التعيين ومكان العمل وغيرها وتكون الاضابير كاملة من حيث المستمسكات الاربعة والشهادة.

– الترفيعات ( تعديل درجة وتغيير العنوان الوظيفي ) : يتم ذلك بتقديم معاملات الموظفين ضمن الملاك الدائم وضمن مهام لجنة ترفيع الموضفين بتعديل درجاتهم كل اربع او خمس سنوات وارسالها الى رئاسة جامعة بغداد / قسم الشؤون الادارية لارسالها الى وزارة التعليم ومن ثم الى وزارة المالية لاستحصال الحذف والاحداث لترفيعهم.

– احتساب وتنظيم العلاوات السنوية للموظفين كل شهر وحسب الاستحقاق وبالتنسق مع شعبة الحسابات.

– تحرير خلاصة خدمة لموظفي الفصل السياسي .

– تنظيم اضابير المشرفين مقابل السكن في مجمعاتقسمنا حسب موافقة السيد رئيس الجامعة او السيد المعاون الاداري مع مستمسكاتهم المطلوبة.

– تحرير اوامر تثبيت الموظفين على الملاك الدائم بعد سنة واحدة من تعيينهم.

– تحرير اوامر قرار تثبيت العمر للموظفين على الملاك الدائم بعد تعيينهم.